Arbeitswelt: Was wir aus dem letzten Jahr für die Zukunft lernen können

Der folgende Artikel wurde durch Microsoft publiziert und von Claudia Hartwich verfasst.

Microsoft Work Trend Index

Das vergangene Jahr hat vieles, was wir über moderne Arbeit zu wissen glaubten, auf den Kopf gestellt. Remote-Arbeit hat die Art und Weise verändert, wie wir zusammenarbeiten, kommunizieren und uns vernetzen. Auch auf die Zeit, die wir mit unseren Lieben verbringen, und unser Verständnis von Wohlbefinden hat die Pandemie maßgeblichen Einfluss genommen. Mittlerweile liegen über zwölf Monate Remote-Arbeit hinter uns – Zeit, ein Resümee zu ziehen: Unser erster jährlicher Work Trend Index gibt Einblicke in das Wohlbefinden von Beschäftigten in einer Remote-Arbeitswelt und zeigt, worauf Führungskräfte jetzt besonders achten sollten.   

Der nächste große Umbruch der Arbeitswelt steht bevor: hybride Arbeitsmodelle, wie sie heute schon immer stärker gelebt werden. Im Vergleich zur Situation vor einem Jahr stehen uns mit unserer neuen Ausgabe des Work Trend Index nun sowohl Zahlen als auch umfangreiche Erfahrungswerte zur Verfügung, mit denen sich Unternehmen auf den Start in die hybride Arbeitswelt vorbereiten können. Für den Work Trend Index, haben wir exklusive Umfrageergebnisse von 30.000 Führungskräften und Beschäftigten aus 31 Ländern, Einblicke von Expert*innen sowie anonymisierte Trends aus Microsoft 365 und LinkedIn ausgewertet. Unsere Studie hat sieben wichtige Trends aufgedeckt, die Führungskräfte für den Schritt in eine hybride Arbeitswelt kennen sollten:  

1. Flexible Arbeitsmodelle sind gekommen, um zu bleiben.

73 Prozent der Beschäftigten weltweit wünschen sich weiterhin die Möglichkeit für Remote-Arbeit sowie mehr persönlichen Kontakt zu ihren Teams und Kolleg*innen (67 Prozent) nach der Pandemie. Hierzulande ist dieses Bedürfnis noch ausgeprägter (70 Prozent), flexibles Arbeiten dafür weniger wichtig – nur 64 Prozent wünschen sich diese Möglichkeit auch weiterhin. Damit einher geht, dass international zwei Drittel der Führungskräfte darüber nachdenken, Büroflächen umzugestalten, um sie besser auf die Anforderungen hybrider Arbeit auszurichten. In Deutschland sind es lediglich 57 Prozent. Gleichzeitig fehlt es weltweit noch etwa 42 Prozent der Beschäftigten an einer Büro-Grundausstattung für die Arbeit von Zuhause – und nur knapp die Hälfte der Befragten erhält finanzielle Unterstützung vom Arbeitgeber dafür (46 Prozent).

Wie Büros in Zukunft aussehen könnten, habe ich hier schon mal beschrieben:
Remote Work vs. Kreative Inseln: Die ideale Balance (transformational-buildings.de)

2. Die Diskrepanz zwischen Führungskräften und Beschäftigten wächst.

Unsere Umfrage zeigt, dass es Führungskräften besser geht als ihren Mitarbeitenden: 61 Prozent geben an, dass es ihnen gut geht – 23 Prozentpunkte mehr als bei den Beschäftigten. Auch in Deutschland zeigt sich diese Diskrepanz, allerdings weniger ausgeprägt: 58 Prozent der Führungskräfte geht es aktuell gut – dem stehen 44 Prozent der Beschäftigten gegenüber. Entscheider*innen fühlen sich stärker mit ihren Kolleg*innen und Führungskräften verbunden und nehmen mit höherer Wahrscheinlichkeit all ihre Urlaubstage oder sogar mehr. Bei den befragten Führungskräften handelt es sich überwiegend um Millenials (26-40 Jahre) oder Generation X (41-55 Jahre), um männliche Beschäftigte, Wissensarbeiter*innen und Personen, die in ihrer Karriere weiter fortgeschritten sind. Im Gegensatz dazu berichten Generation Z (18-25 Jahre), Frauen, Beschäftigte in Service und Produktion und Berufseinsteiger*innen, dass sie im letzten Jahr zu kämpfen hatten. Diese Diskrepanz zwischen Führungskräften und Beschäftigten spüren die Mitarbeiter*innen – weltweit sagen 37 Prozent von ihnen und hierzulande 30 Prozent, dass der Arbeitgeber zu viel verlange. Mehr denn je erwarten Menschen von ihren Arbeitgebern und Führungskräften, dass sie Empathie und Verständnis für die individuellen Herausforderungen der Beschäftigten entwickeln.

Welche Kompetenzen Führungskräfte für die hybride Arbeitswelt brauchen, haben wir in unserer Studie Work Reworked erforscht. Die wichtigsten Erkenntnisse sind hier zu finden.

3. Hohe Produktivität verschleiert die allgemeine Erschöpfung der Mitarbeitenden.

Viele Beschäftigte schätzen ihre Produktivität als genauso hoch wie im letzten Jahr oder sogar höher ein. Doch diese Produktivität hat einen Preis: Weltweit sagt fast jede*r fünfte Beschäftigte und hierzulande sogar fast jede*r vierte, dass sich ihr Arbeitgeber nicht für ihre Work-Life-Balance interessiert. 54 Prozent fühlen sich überarbeitet, 39 Prozent erschöpft. In Deutschland sind es mit 55 bzw. 42 Prozent sogar noch mehr.

Zudem hat sich im letzten Jahr die Arbeitsintensität erhöht: Die Zeit, die wir in Meetings verbringen, ist weltweit um das 2,5-fache gestiegen – und steigt weiter. Meetings dauern im Durchschnitt zehn Minuten länger – von 35 Minuten auf 45 Minuten im Vergleich zum Vorjahr. Im Februar ist die Anzahl der geschäftlichen und dienstlichen Outlook-E-Mails im Vergleich zum Vorjahresmonat um 40,6 Milliarden angewachsen. Die Anzahl der Personen, die gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, hat sich seit dem letzten Jahr um 66 % erhöht.

Gleichzeitig findet Kommunikation immer häufiger ad hoc und ungeplant statt: 62 Prozent der Anrufe und Meetings werden spontan durchgeführt.

Um Beschäftigte und Führungskräfte dabei zu unterstützen, entwickeln wir unsere Lösungen kontinuierlich mit neuen Funktionen für mehr Wohlbefinden weiter, wie etwa die Integration von Apps wie Headspace in Teams oder das automatische Blocken von Fokuszeiten im Outlook-Kalender. Hier findet ihr außerdem Tipps, wie ihr virtuelle Meetings für alle besser gestalten könnt.

4. Generation Z ist besonders gefährdet.

Eine Bevölkerungsgruppe scheint besonders unter den aktuellen Umständen zu leiden: Generation Z, also die 18- bis 25-Jährigen. 60 Prozent der weltweit Befragten und 63 Prozent der deutschen Beschäftigten aus Gen Z sagen, dass sie im Moment kämpfen müssen und versuchen, die Situation einfach nur zu überstehen – statt sich zu entfalten. Diese Generation ist häufiger alleinstehend und steht am Anfang ihrer Karriere. Das führt dazu, dass sie eher die Auswirkungen der Isolation spürt, mit der Motivation bei der Arbeit kämpft und nicht die finanziellen Mittel hat, um sich zu Hause einen richtigen Arbeitsplatz zu schaffen. Die Befragten gaben an, dass sie im Vergleich zu älteren Generationen eher Schwierigkeiten haben, Arbeit und Leben zu vereinbaren (+8 Prozentpunkte) und sich nach einem typischen Arbeitstag erschöpft fühlen (+8 Prozentpunkte). Im Vergleich mit älteren Generationen berichtet Gen Z auch von mehr Schwierigkeiten, sich für die Arbeit zu engagieren oder zu begeistern, in Meetings das Wort zu ergreifen und neue Ideen einzubringen, verglichen mit anderen Generationen.

Empathie und Verständnis sind die Voraussetzung, um Generation Z in dieser besonderen Situation zu unterstützen. Offene Kommunikation und der Austausch von Erfahrungen sind der Schlüssel. Mein Kollege Wolfgang Hoeffer, Leiter der Customer Success Unit, hat hier beispielsweise seine Learnings aus dem vergangenen Jahr geteilt.

5. Vernetzung steigert die Innovationskraft von Unternehmen.

Die pandemiebedingte Isolation, die Menschen in ihrem Privatleben spüren, findet auch bei der Arbeit statt. Anonymisierte Trends aus Milliarden Outlook-E-Mails und Teams-Meetings zeigen eine überraschende Entwicklung: Durch die Umstellung auf Remote-Arbeit sind unsere Netzwerke geschrumpft. International berichten 40 Prozent der Beschäftigten, dass ihr Netzwerk kleiner geworden ist, in Deutschland ist es sogar fast jede*r Zweite.

Zu Beginn der Pandemie zeigte unsere Analyse, dass die Interaktionen mit engen Netzwerken bei der Arbeit zunahmen, während wir uns weniger mit entfernteren Kontakten austauschen. Mit anderen Worten: Die Beziehungen innerhalb eines Teams wurden stärker, doch die unterschiedlichen Teams schotteten sich voneinander ab. Auch heute sind unsere engen Netzwerke noch stärker als vor der Pandemie – doch die Interaktionen nehmen auch hier langsam ab. Microsoft Teams Chats zeigen einen ähnlichen Trend: Zwischen April 2020 und Februar 2021 ist die Anzahl der Personen, die in einem Teams-Kanal posten, um fünf Prozent gesunken, während Chats in kleinen Gruppen oder unter mit zwei Teilnehmer*innen um 87 Prozent zugenommen haben.

Starke Netzwerke am Arbeitsplatz sind mehr als nur “nice to have”. Sie beeinflussen zwei maßgebliche Faktoren: Produktivität und Innovation. Befragte, die sich sehr produktiv fühlen, berichten auch von starken Beziehungen am Arbeitsplatz und dem Gefühl, gut bei der Arbeit eingebunden zu sein. Im Gegensatz dazu gaben Personen mit schwächeren Beziehungen am Arbeitsplatz an, dass sie sich weniger wohlfühlen bei Aktivitäten, die zu Innovationen beitragen – wie strategischem Denken, Zusammenarbeit, Brainstormings und dem Vorschlagen neuer Ideen.

Mit Microsoft Viva haben wir eine Lösung vorgestellt, die die Employee Experience der Mitarbeitenden verbessern sowie Vernetzung, Kommunikation und Wissensaustausch vereinfachen soll. Ein Bestandteil davon ist die App Viva Connections: Sie bietet Beschäftigten via Microsoft Teams einen persönlichen Einstiegspunkt in ihren digitalen Arbeitsplatz. Mitarbeitende finden hier kuratierte Inhalte, News aus dem eigenen Unternehmen, können Communitys beitreten und mit ihnen interagieren.

6. Authentizität fördert die Produktivität und das Wohlbefinden.

Remote-Arbeit hat die Arbeitswelt auch menschlicher gemacht So hat weltweit etwa jede*r Fünfte die Familie oder Haustiere von Kolleg*innen virtuell kennengelernt (18 Prozent), hierzulande sind es nur elf Prozent. Im internationalen Schnitt hat jede*r Sechste in diesem Jahr mit Kolleg*innen geweint (17 Prozent), in Deutschland sind es sogar doppelt so viele Personen. Weltweit war diese Zahl  höher in Branchen, die in dieser Zeit am stärksten betroffen waren, wie dem Bildungswesen (20 Prozent), der Reise- und Tourismusbranche (21 Prozent) und dem Gesundheitswesen (23 Prozent).

Diese Interaktionen mit Kolleg*innen können dazu beitragen, einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sich die Menschen wohl damit fühlen, ganz sie selbst zu sein: Im Vergleich zu vor einem Jahr gaben 39 Prozent der Befragten an, dass sie bei der Arbeit eher bereit sind, sie selbst zu sein. Diese Entwicklung ist in Deutschland noch nicht so ausgeprägt – nur gut jede*r Vierte stimmte dieser Aussage zu. So fühlen sich hierzulande auch nur 24 Prozent weniger peinlich berührt oder beschämt, wenn ihr Privatleben bei der Arbeit zum Vorschein kommt – international sind es 31 Prozent. Menschen, die enger als früher mit ihren Kolleg*innen interagieren, erleben nicht nur stärkere Arbeitsbeziehungen, sondern berichteten auch von höherer Produktivität, einer positiveren Wahrnehmung der Arbeitsplatzkultur und einem besseren allgemeinen Wohlbefinden.

Diese Authentizität kann in Zukunft dem Gefühl von Isolation am Arbeitsplatz entgegenwirken. Gleichzeitig wird einmal mehr deutlich, wie wichtig persönliche Interaktionen sind für die Einbindung der Beschäftigten sowie für Produktivität und Innovation.

Um Unternehmen dabei zu helfen, eine starke und vertrauensvolle Teamkultur aufzubauen, in der Beschäftigte ganz sie selbst sein können, haben wir gemeinsam mit IDEO ein Toolkit und Whitepaper entwickelt, das die wichtigsten Faktoren der Kunst der Zusammenarbeit beleuchtet.

7. In einer hybriden Arbeitswelt ist überall Talent zu finden.

Eine der positivsten Seiten der Verlagerung zur Remote-Arbeit ist, dass der Kreis potentieller neuer Mitarbeiter*innen heute größer ist und Unternehmen so erstklassige Teams mit unterschiedlichen Perspektiven aufbauen können. Die Zahl der Remote-Stellenausschreibungen auf LinkedIn hat sich während der Pandemie verfünffacht und 41 Prozent der Beschäftigen weltweit ziehen in diesem Jahr eine berufliche Veränderung in Erwägung. Auch hier sind die deutschen Befragten mit nur 29 Prozent etwas zögerlicher. Dass Arbeit dabei immer ortsunabhängiger wird, wissen auch die Beschäftigten: 46 Prozent der Befragten planen, in diesem Jahr umzuziehen, weil sie jetzt aus der Ferne arbeiten können – in Deutschland sind es hingegen nur 28 Prozent. Auch wenn dieser grundlegende Wandel hierzulande weniger stark ausgeprägt ist, er erweitert die wirtschaftlichen Chancen für jede*n Einzelne*n und hilft Organisationen, dem Fachkräftemangel zu begegnen. Die technologische Grundlage dafür bilden integrierte Lösungen für den modernen Arbeitsplatz wie Microsoft 365 mit der Kollaborationsplattform Microsoft Teams.

Vor dem Schritt in die hybride Arbeitswelt ist es wichtig, dass wir uns den aktuellen Herausforderungen stellen und gute Lösungen entwickeln – etwa um der Erschöpfung durch digitale Kanäle vorzubeugen, Netzwerke, soziale Interaktionen und kulturelle Aspekte wieder zu stärken und die neue Flexibilität der Arbeitswelt so zu gestalten, dass sie allen zu Gute kommt. Dazu gehört es auch, in Raum und Technologie zu investieren, um die physische und die digitale Welt zu verbinden. Es ist wichtig, sich bewusst mit den aktuellen Herausforderungen auseinanderzusetzen, damit wir die guten Aspekte mit in die hybride Arbeitswelt nehmen und die schlechten hinter uns lassen können. Ich bin zuversichtlich, dass die Daten und Erkenntnisse des Work Trend Index dabei helfen, die Arbeitswelt weiterhin so zu innovieren, dass sie für alle ein Ort der Entfaltung und Selbstverwirklichung wird.